Замовлення з сайту, Instagram і Rozetka в одному вікні: як це налаштувати

Магазин, який продає в чотирьох місцях одночасно, зазвичай має чотири різні системи обліку: сайт має адмінку, директ — переписку, Rozetka — свій кабінет, а зведення всього цього живе в голові власника або в таблиці.

Наслідки передбачувані: замовлення губляться, залишки розходяться, а на питання «скільки в нас зараз в обробці» ніхто не відповідає одразу.

Що дає єдине вікно

• Усі замовлення в одному списку зі статусами — незалежно від того, звідки прийшли.
• Один каталог і одні залишки: продали на Rozetka — зникло на сайті.
• ТТН Нової Пошти створюються з картки замовлення, статуси оновлюються самі.
• Історія клієнта разом: що купував, звідки прийшов, що повертав.
• Звіти по каналах — видно, який із них справді заробляє.

Порядок підключення

Порядок важливий: якщо підключити все одразу, ви отримаєте хаос у новому інтерфейсі й команду, яка повернеться до таблиці.

Крок 1. Опишіть процес, який уже є

На аркуші: що відбувається із замовленням від моменту появи до відправлення. Усі кроки, включно з незручними.

Тут же поставте головне питання: які з цих кроків можна просто перестати робити? Дуже часто в процесі є подвійні підтвердження й перенесення даних, що існують «бо так склалося». Автоматизувати їх — означає закріпити зайву роботу назавжди.

Крок 2. Статуси й ролі

Воронка має відповідати вашій реальності, а не шаблону. Типово для українського магазину: новий → підтверджено → зібрано → відправлено → отримано → закрито, плюс окремі гілки для відмови й повернення.

Ролі — щоб менеджер бачив свої замовлення, а не всю клієнтську базу.

Крок 3. Сайт

Найпростіший канал: замовлення приходять структуровано. Перевірте, що передаються всі поля — коментар до замовлення й обране відділення доставки губляться найчастіше.

Крок 4. Доставка й оплати

Нова Пошта — ТТН із картки замовлення, автоматичне оновлення статусів. Це найшвидша перемога: економить хвилини на кожному замовленні й прибирає ручні помилки в номерах.

Далі — платіжні системи й ПРРО, щоб чек формувався сам.

Крок 5. Месенджери

Instagram, Telegram, Viber — щоб листування велося з CRM і чіплялося до клієнта, а не жило в телефоні менеджера. Саме тут найбільше губиться: коли людина пише вдруге через тиждень, історії немає.

Закладіть це в бюджет одразу: окремі номери месенджерів у KeyCRM тарифікуються поверх базового тарифу — Telegram $15, WhatsApp $20, Viber $25 на місяць. Тобто месенджери можуть коштувати дорожче за саму систему.

Крок 6. Маркетплейси

Rozetka і Prom — в останню чергу, бо тут найбільше нюансів із синхронізацією залишків і цін. Спершу переконайтеся, що базовий процес працює.

Що автоматизувати одразу

• Створення ТТН і оновлення статусів доставки.
• Списання залишків при продажу в будь-якому каналі.
• Фіскальний чек після оплати.
• Повідомлення клієнту про відправлення з номером посилки.

Що навмисно лишити ручним

Не все варто автоматизувати, і це не про технічні обмеження.

• Підтвердження дорогого замовлення. Живий контакт помітно знижує відсоток невикупу.
• Відповіді на нестандартні питання. Бот, який не зрозумів питання, коштує вам клієнта.
• Роботу з поверненнями. Тут людина вирішує швидше й дешевше за будь-який сценарій.

Типові помилки

1. Перенести хаос. Якщо процесу немає, CRM покаже його вам у зручному інтерфейсі — і все.
2. Паралельний облік. Поки жива стара таблиця, команда користуватиметься нею. Стару систему треба закрити датою.
3. Занадто складна воронка. Дванадцять статусів, з яких реально використовують чотири. Починайте з мінімуму.
4. Немає відповідального. Має бути людина, яка стежить, що процес живий. Інакше через місяць половина замовлень висить у статусі «новий».

Скільки це коштує й триває

Сама CRM для магазину на 400 замовлень із маркетплейсами — близько $47 на місяць, а з окремим номером месенджера ближче до $72. Детальний розбір тарифів і того, що входить у впровадження — окремо.

Налаштування: базове підключення реально зробити за день, працюючий процес — два-три тижні. Різниця між цими двома станами — це не техніка, а домовленості всередині команди.